| Мероприятие по подготовке к Форуму |
Ответственное структурное
подразделение |
| Формирование системы мероприятий и
программы Форума |
Координатор Форума |
| Организация работы с ключевыми
участниками Форума |
Координатор Форума |
| Работа по привлечению партнеров (в том
числе финансовых) Форума |
Координатор Форума |
| Поддержание в актуальном состоянии сайта
Форума, в том числе организация
регистрации участников на сайте |
Координатор Форума |
| Работа с федеральными структурами
(участие в качестве партнеров Форума,
подготовка приветствий руководителей
федеральных органов и т.п.) |
Координатор Форума,
Оператор Форума |
| Подготовка перечня раздаточных
материалов. Приобретение, изготовление,
тиражирование материальных составляющих
раздаточных материалов |
Координатор Форума |
| Техническое оснащение Форума |
Департамент государственных и
муниципальных услуг
Администрации Томской области |
| Составление списков потенциальных
участников Форума. Подготовка текстов
приглашений. Рассылка приглашений |
Координатор Форума,
Оператор Форума |
| Информационное сопровождение мероприятий
Форума |
Департамент по информационной
политике Администрации Томской
области |
| Организация работ по оформлению города
средствами наружной рекламы |
Мэр Города Томска (по
согласованию) |
| Работа со списками участников Форума
(при рассылке приглашений и в ходе
Internet-регистрации) |
Координатор Форума,
Оператор Форума |
| Создание контакт-центра |
Оператор Форума |
| Коммуникации, консультационная помощь
потенциальным участникам Форума |
Оператор Форума |
| Организация работы волонтеров |
Оператор Форума |
| Организация работы переводчиков |
Департамент международных и
региональных связей
Администрации Томской области |
| Организация и контроль работы кураторов
региональных делегаций |
Комитет организационной работы и
протокола Администрации Томской
области |
| Работа по организации сопровождения
иногородних участников |
Комитет организационной работы и
протокола Администрации Томской
области,
Департамент международных и
региональных связей
Администрации Томской области |
| Организация регистрации участников
в местах проведения Форума |
Комитет организационной работы и
протокола |
| Определение мест проведения мероприятий
Форума |
Координатор Форума |
| Организация работ по оформлению мест
проведения мероприятий Форума |
Координатор Форума |
| Работа по организации транспортного
обеспечения Форума |
Департамент развития
предпринимательства и реального
сектора экономики Томской
области |
| Работа по организации расселения
иногородних участников.
Дежурство в гостиницах |
Комитет организационной работы и
протокола Администрации Томской
области |
| Организация работы выставки Форума |
Координатор Форума |
| Работа по организации питания |
Департамент потребительского
рынка Администрации Томской
области |
| Организация культурных мероприятий в
рамках Форума |
Департамент по культуре Томской
области |
| Организация молодежной программы |
Департамент по молодежной
политике, физической культуре и
спорту Томской области |
| Организация спортивной программы |
Департамент по молодежной
политике, физической культуре и
спорту Томской области |
| Организация экскурсионной программы |
Департамент потребительского
рынка Администрации Томской
области |
| Подготовка проектов резолюций Форума |
Координатор Форума,
Оператор Форума |
| Проведение "послефорумной" работы
(размещение материалов и итогов Форума
на сайте, подготовка и вручение
благодарственных писем лицам и
организациям, принявшим участие в
подготовке Форума, разработка брошюры с
итогами Форума и т.п.) |
Координатор Форума,
Оператор Форума |