Приложение к Постановлению от 23.04.2010 г № 83А Порядок
Порядок хранения и использования личных дел государственных гражданских служащих томской области, проходящих службу в администрации томской области
1.Ведение, хранение и использование личных дел государственных гражданских служащих Томской области, проходящих службу в Администрации Томской области (далее - гражданских служащих), осуществляются комитетом кадровой работы Департамента государственной гражданской службы Администрации Томской области (далее - Департамент) в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и настоящим Порядком.
2.Личные дела гражданских служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел (по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку). Номер личного дела при регистрации определяется как порядковый номер. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью председателя комитета кадровой работы Департамента.
3.На обложке личного дела гражданского служащего указывается номер в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел. В случае получения личного дела гражданского служащего из другого государственного органа его ведение продолжается комитетом кадровой работы Департамента с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.
4.Личные дела гражданских служащих хранятся в алфавитном порядке отдельно от других дел в специально оборудованном сейфе или металлическом шкафу, оборудованных запорными устройствами. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения или несанкционированного использования.
5.Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
6.Личные дела лиц, уволенных с гражданской службы, а также личные дела лиц умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими гражданской службы, хранятся комитетом кадровой работы Департамента в течение 10 лет со дня прекращения служебного контракта гражданского служащего, после чего передаются в архив.
7.Личные дела включаются в Номенклатуру дел Департамента, утвержденную в установленном порядке, под наименованием "Личные дела государственных гражданских служащих Администрации Томской области".
8.Ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела проводится в присутствии работника комитета кадровой работы Департамента, уполномоченного в установленном действующим законодательством порядке на получение, обработку, хранение, передачу и использование персональных данных гражданских служащих. Личное дело гражданского служащего на руки гражданскому служащему во временное пользование не выдается.
9.Лица, имеющие доступ к персональным данным, содержащимся в личных делах гражданских служащих, определяются распоряжением Губернатора Томской области.
10.Лицам, указанным в пункте 9 настоящего Порядка, может осуществляться выдача личных дел гражданских служащих для ознакомления. Комитетом кадровой работы Департамента делается запись в контрольном журнале выдачи личных дел (по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку) с указанием даты выдачи и возврата личного дела, а также подписи лица, запросившего личное дело. Срок ознакомления с документами личного дела гражданского служащего не должен превышать одного рабочего дня.
11.В личном деле гражданского служащего, выданном для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в записях и документах, вносить новые записи, извлекать содержащиеся в нем документы или приобщать к нему новые документы.
12.Лицо, получившее личное дело для ознакомления, несет персональную ответственность за сохранность содержащихся в нем документов, а также за незаконное разглашение конфиденциальной информации, ставшей ему известной по результатам ознакомления с личным делом гражданского служащего.
13.Работники комитета кадровой работы Департамента в конце рабочего дня обязаны проверить наличие в местах хранения всех личных дел гражданских служащих, выданных для ознакомления, принять необходимые меры к их возврату, а также убедиться в сохранности документов, приобщенных к этим личным делам.
14.При переводе гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, о чем делается отметка в книге учета личных дел. Освободившийся номер личного дела присваивается личному делу вновь принятого на должность гражданской службы в Администрацию Томской области.