Приложение к Распоряжению от 30.12.2009 г № Р1680 Временный регламент
Временный регламент организации электронного документооборота в администрации города Томска в условиях опытной эксплуатации информационных подсистем «Протокольные поручения», «Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации города Томска» и системы внутреннего электронного взаимодействия
1.Целью данного Регламента является установление особого порядка организации элементов процесса документооборота администрации города Томска, касающегося контроля исполнения протокольных поручений расширенных аппаратных совещаний, разработки и согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города Томска и обмена документами, носящими справочный и информационный характер, в условиях и на период опытной эксплуатации информационных подсистем "Протокольные поручения", "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации города Томска" (далее - информационные подсистемы) и системы внутреннего электронного взаимодействия.
2.В условиях и на период опытной эксплуатации информационных подсистем и системы внутреннего электронного взаимодействия сотрудники органов администрации города Томска, участвующие (выполняющие функции) в процессе контроля и исполнения протокольных поручений Мэра города Томска, разработки и согласования распоряжений и постановлений администрации города Томска, внутренней переписки, осуществляют работы, связанные с организацией и ведением документооборота, одновременно по двум направлениям, представляющим собой два технологических процесса обработки информации, - обычный документооборот и электронный документооборот.
3.Обычный документооборот осуществляется в установленном в администрации города Томска порядке в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации города Томска, утвержденной постановлением администрации города Томска от 15.01.2009 N 10.
4.Электронный документооборот в части, касающейся порядка действий участников процесса при использовании информационных подсистем и системы внутреннего электронного взаимодействия, осуществляется на основе временных инструкций по использованию информационных подсистем и средств Lotus Notes, разработанных и корректируемых в процессе опытной эксплуатации с учетом Инструкции по делопроизводству в администрации города Томска, утвержденной постановлением администрации города Томска от 15.01.2009 N 10, и сложившейся практики деятельности, не противоречащей данной Инструкции и логике процесса документооборота в целом.
5.Электронный документооборот в целях данного Регламента как элемент общего процесса (порядка действий) по своим основным функциям включает в себя:
5.1.В рамках контроля и исполнения протокольных поручений Мэра города Томска в информационной подсистеме "Протокольные поручения":
- создание в системе проекта протокола аппаратного совещания;
- формирование порядка и условий согласования проекта протокола аппаратного совещания с исполнителями;
- подключение исполнителей к процессу согласования проекта протокола аппаратного совещания (рассылка проекта протокола для согласования);
- согласование (несогласование) проекта протокола аппаратного совещания с возможностью предоставления замечаний к проекту или комментариев;
- редактирование (создание новой версии проекта) по результатам процесса согласования или его этапов;
- регистрация в системе согласованного проекта протокола;
- формирование и рассылка поручений в рамках согласованного проекта протокола;
- подготовка отчетов и направление их в адрес контролирующего органа;
- контроль сроков согласования и исполнения поручений;
- уведомление сотрудников о подключении к процессу работы в системе или его этапам, требующее выполнения каких-либо действий;
- возможность создавать поручения, проекты и отчеты, осуществлять согласование от имени руководителя заместителями или другими сотрудниками подразделения на основании предоставленных данным руководителем полномочий (прав доступа к процессу);
- возможность просмотра истории работы (или результатов работы) с проектом протокола, контроля и исполнения конкретного поручения всеми участниками процесса.
5.2.В рамках разработки и согласования распоряжений и постановлений администрации города Томска в информационной подсистеме "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации города Томска":
- формирование и рассылка поручений на разработку проекта распоряжения или постановления администрации города Томска;
- разработка проекта распоряжения или постановления администрации города Томска;
- формирование порядка и условий согласования проекта распоряжения или постановления (формирования листа согласования и этапов согласования);
- подключение должностных лиц к процессу согласования проекта распоряжения или постановления (рассылка проекта для согласования)
- согласование (несогласование) проекта распоряжения или постановления с возможностью предоставления замечаний к проекту или комментариев;
- редактирование (создание новой версии проекта) по результатам процесса согласования или его этапов с возможностью начать процесс согласования сначала или продолжить в зависимости от результатов согласования (замечаний и предложений);
- контроль сроков согласования проекта распоряжения или постановления;
- регистрация согласованного проекта в базе проектов распоряжений и постановлений протокольной части;
- распечатка согласованного проекта распоряжения или постановления в установленной форме (шаблоне);
- распечатка листа согласования с указанием системного имени пользователя, согласовавшего проект, номера версии проекта, к которой данное согласование относится, с проставлением в автоматическом режиме системной даты направления на согласование и визирования;
- уведомление сотрудников о подключении к процессу работы в системе или его этапам, требующее выполнения каких-либо действий;
- возможность создавать поручения, проекты и осуществлять согласование от имени руководителя заместителями или другими сотрудниками подразделения на основании предоставленных данным руководителем полномочий (прав доступа к процессу);
- возможность просмотра истории работы (или результатов работы) с проектом распоряжения или постановления всеми участниками процесса.
5.3.В рамках системы внутреннего электронного взаимодействия - организация внутренней переписки сотрудников администрации города Томска на основе разработанной методики использования возможностей средств программного обеспечения (платформы) Lotus Notes, позволяющих осуществлять в процессе деятельности нерегистрируемый и регистрируемый обмен документами, носящими справочный и информационный характер.
6.В процессе электронного документооборота на этапе опытной эксплуатации с учетом особенностей построения корпоративной информационной системы (КИС) администрации города Томска и корректности в определении количественных и качественных показателей анализа результатов принимают участие только пользователи, зарегистрированные в КИС администрации города Томска, системе Lotus Notes и в системах электронного кадрового учета.
7.Выявленные в процессе электронного документооборота, осуществляемого в рамках данного Регламента, несоответствия установленным в администрации города Томска требованиям и нормам по организации документооборота нарушениями не признаются и отражаются в анализах органов администрации по результатам опытной эксплуатации.
8.В листе согласования проектов распоряжений и постановлений, распечатанном в процессе электронного документооборота в автоматическом режиме, проставляются системное имя должностного лица, согласовавшего проект, номер версии проекта, к которому данное согласование относится, системная дата направления на согласование и визирования.
В рамках электронного согласования проектов на период опытной эксплуатации системное имя пользователя считается внутренней электронной цифровой подписью, которая в целях данного Регламента является реквизитом электронного документа, равносильным и равнозначным собственноручной подписи, позволяющим идентифицировать ее владельца.
9.При возникновении в процессе электронного согласования необходимости привлечения к согласованию должностных лиц, не являющихся пользователями корпоративной информационной системы администрации города Томска, исполнители проектов распоряжений и постановлений на заключительном этапе подготовки проектов к электронному листу согласования, сформированному и распечатанному с использованием информационной подсистемы, прикладывают лист согласования с собственноручной подписью соответствующего должностного лица.
10.Данный Регламент вводится в действие с 12.01.2010. Положения данного Регламента применяются в условиях и на период опытной эксплуатации информационных подсистем.
Внесение изменений и дополнений к данному Регламенту, а также прекращение его действия осуществляются на основании распоряжения администрации города Томска.