Постановление Администрации Томской области от 07.10.1998 № 365
Об утверждении Положения о Комитете по общим вопросам
ТОМСКАЯ ОБЛАСТЬ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОР) ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 07.10.1998 N 365 г.Томск Утратилo силу - Постановление Администрации Томской области от 28.11.2007 г. N 155 Об утверждении Положения о Комитете по общим вопросам На основании постановления Главы Администрации области от 17.09.98 N 340 "О реорганизации органов управления и структурных подразделений Администрации области", П О С Т А Н О В Л Я Ю: 1. Утвердить прилагаемое Положение о Комитете по общим вопросам Администрации Томской области. 2. Признать утратившим силу постановление Главы Администрации области от 12.02.92 N 39 "Об утверждении Положения об общем отделе Управления делами". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Управляющего Делами - заместителя Главы Администрации области Мордовину Т.С. Глава Администрации (Губернатор) В. Кресс УТВЕРЖДЕНО постановлением Главы Администрации области от 07.10.1998 N 365 П О Л О Ж Е Н И Е О Комитете по общим вопросам Администрации области 1. Общие положения. 1.1. Комитет по общим вопросам является структурным подразделением Администрации области. 1.2. Комитет в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом и законами Томской области, постановлениями и распоряжениями Главы Администрации области, а также настоящим Положением. 1.3. Комитет подчинен Управляющему Делами - заместителю Главы Администрации области. 2. Задачи Комитета. Основными задачами Комитета являются: 2.1. Обеспечение организации делопроизводства и документооборота в аппарате Администрации. 2.2. Качественное оформление и своевременное доведение до исполнител ей и заинтересованных лиц нормативных правовых актов Администрации, поручений Главы Администрации, его заместителей. 2.3. Обеспечение работы в аппарате Администрации области с документами вышестоящих органов. 2.4. Организация приема граждан по личным вопросам. 2.5. Организация работы с обращениями граждан. 2.6. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации. 2.7. Обеспечение соответствующих условий хранения документов, подготовка их к архивному хранению. 3. Функции Комитета. Основными функциями Комитета являются: 3.1. Организация делопроизводства и документооборота в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), требованиями ГОСТов на организационно-распорядительную документацию, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, Регламентом работы Администрации Томской области. 3.2. Составление графика ответственных дежурных в выходные и праздничные дни. 3.3. Регистрация принятых нормативных правовых актов и рассылка их. 3.4. Принятие, регистрация и передача по назначению входящей и исходящей документации, формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. 3.5. Осуществление печати, размножения организационно-распорядительной документации (далее ОРД). 3.6. Хранение ОРД в соответствии с установленными сроками. 3.7. Обеспечение учета и контроля за сроками прохождения и исполнения документов по устным и письменным обращениям граждан. 3.8. Контроль за прохождением проектов нормативных правовых документов, поступивших в Администрацию области. 3.9. Ведение аналитической работы по поступившим документам, письмам, обращениям. 3.10. Подготовка и сдача документов в архив. 3.11. Составление телефонных справочников для Администрации области. 3.12. Внедрение новых методов ведения делопроизводства. 3.13. Повышение квалификации сотрудников. 4. Права Комитета. Комитет по общим вопросам имеет право: 4.1. Самостоятельно организовывать и осуществлять свою деятельность в соответствии с возложенными на него задачами. 4.2. Запрашивать от департаментов, комитетов, управлений, отделов Администрации области информацию, необходимую для осуществления своих функций, в том числе для проведения аналитической работы. 4.3. Проверять по поручению руководителей Администрации области состояние делопроизводства и организации работы с обращениями граждан в подразделениях Администрации. 4.4. Не принимать к печатанию, копированию и размножению документы, подготовленные с нарушениями установленных требований. 4.5. Устанавливать связи с целью обмена опытом с аналогичными подразделениями краев, областей, городов Российской Федерации. 5. Ответственность Комитета. 5.1. Комитет по общим вопросам несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него задач и функций, состояние трудовой дисциплины сотрудников Комитета. 5.2. Сотрудники Комитета несут ответственность, в соответствии с законодательством, за разглашение сведений, содержащихся в служебных документах, а также сведений, ставших им известными в связи с исполнением служебных обязанностей, затрагивающих частную жизнь, честь и достоинство граждан. 6. Руководство Комитетом, организация работы. 6.1. Комитет по общим вопросам возглавляет председатель, назначаемый Главой Администрации области по совместному представлению Управляющего Делами и начальника Департамента по государственной службе. 6.2. В состав Комитета по общим вопросам входят следующие подразделения: канцелярия; протокольная группа; машинописное бюро; приемная по личным вопросам секретари приемной Главы Администрации области; секретари приемных первых заместителей Главы Администрации области; общественная приемная. 6.2.1. Канцелярия: обеспечивает прием, первоначальную обработку и распределение поступающей корреспонденции; обеспечивает передачу рассмотренных руководством документов в соответствующие подразделения для исполнения; осуществляет учет всех отметок о прохождении и исполнении документов на электронных регистрационных карточках; обеспечивает сохранность документов; ведет номенклатуру дел. 6.2.2. Протокольная группа: обеспечивает прием, подготовку к подписанию руководством нормативных правовых документов; осуществляет регистрацию, размножение, рассылку и хранение подписанных документов; осуществляет регистрацию и хранение нормативных законодательных актов Томской области, подписанных Главой Администрации области; ведет номенклатуру дел. 6.2.3. Машинописное бюро: обеспечивает печатание документов с соблюдением требований ГОСТов, с высоким качеством и в срок. 6.2.4. Приемная по личным вопросам: обеспечивает прием и учет поступающих в аппарат Администрации области письменных и устных обращений граждан. Подготавливает и передает их на рассмотрение руководства; организует личный прием граждан руководством Администрации области; составляет графики приема граждан руководителями; обеспечивает правильное оформление и хранение дел; ежеквартально проводит анализ поступивших обращений по качеству и срокам рассмотрения. 6.2.5. Общественная приемная: проводит прием граждан; обеспечивает решение проблем граждан, обращающихся в Общественную приемную с обращениями по любым направлениям, анализирует поступающую информацию; запрашивает у органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, общественных объединений сведения, необходимые для рассмотрения письменных и устных обращений граждан; оказывает юридическую помощь населению, вырабатывает рекомендации органам государственной власти и местного самоуправления по защите законных прав и интересов граждан; систематически информирует Главу Администрации, полномочного представителя Президента РФ, Совет Общественной приемной об итогах работы Общественной приемной на основе анализа вопросов, поднимаемых гражданами. 6.2.6. Секретари приемной Главы Администрации области обеспечивают работу приемной Главы Администрации в круглосуточном режиме в соответствии со своими должностными инструкциями. 6.2.7. Секретари приемных первых заместителей Главы Администрации области обеспечивают работу приемной руководителей в соответствии со своими должностными инструкциями. 6.3. Структура и штатное расписание Комитета по общим вопросам утверждается Главой Администрации области. 6.4. Планы и отчеты о работе Комитета по общим вопросам утверждаются Управляющим Делами - заместителем Главы Администрации области. 6.5. Комитет по общим вопросам имеет официальные бланки, утвержденные Инструкцией по делопроизводству в Администрации области. 6.6. Комитет по общим вопросам, канцелярия и протокольная группа имеют круглые печати со своими наименованиями. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ председателя Комитета по общим вопросам Председатель Комитета по общим вопросам назначается на должность постановлением Главы Администрации, является государственным служащим, занимающим главную государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону "О государственной службе в Томской области. В своей служебной деятельности руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации области, настоящей инструкцией. Обязанности председателя Комитета по общим вопросам: планирует, организует, координирует и контролирует деятельность сотрудников Комитета, определяет их обязанности, степень ответственности и показатели эффективности работы; составляет должностные инструкции работников Комитета; несет персональную ответственность за работу Комитета; разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и документооборота; организует, координирует и контролирует организацию делопроизводства и документооборота в аппарате Администрации в соответствии с основными положениями ГСДОУ; организует, координирует и контролирует качественное оформление и своевременное доведение до исполнителей и заинтересованных лиц нормативных правовых актов Администрации, поручений Главы Администрации (Губернатора) области; координирует и контролирует организацию приема граждан по личным вопросам и в общественной приемной; координирует и контролирует организацию делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях Администрации области; координирует и контролирует работу по обеспечению соответствующих условий и сроков хранения документов; координирует и контролирует передачу документов в архив; участвует в работе экспертно-проверочной комиссии по архивному хранению документов с истекшим сроком и др.; выполняет оперативные поручения Управляющего Делами Администрации области; ведет протокол аппаратного совещания; осуществляет отправку в дело исполненных документов; формирует папку Управляющему Делами с проектами нормативных правовых актов и проектами иных документов для доклада Главе Администрации области; формирует папку с входящей корреспонденцией Управляющему Делами для доклада Главе Администрации области; дает разрешение на размножение документов в типографии и протокольной группе; подписывает "на бланк" проекты организационно-распорядительных и других документов для печатания в машбюро; составляет и утверждает график отпусков сотрудников Комитета; составляет график дежурств руководителей и ответственных работников Администрации области в выходные и праздничные дни; знакомит вновь принятых работников Комитета с Регламентом работы, с Инструкцией по делопроизводству в Администрации области и должностными инструкциями; вносит предложения Управляющему Делами об обеспечении сотрудников Комитета служебными помещениями, компьютерной и оргтехникой. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ консультанта Комитета по общим вопросам Консультант Комитета по общим вопросам является государственным служащим, занимающим ведущую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности консультант руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности консультанта Комитета по общим вопросам: оформляет проекты резолюций руководства Администрации на поступающую корреспонденцию из Администрации Президента РФ и Правительства РФ; работает с проектами нормативных правовых документов, писем (проверяет перечень визирующих, форму и содержание документа, проводит редакционную правку текста, проверяет устранение замечаний исполнителем, наличие виз), визирует их; анализирует сроки прохождения проектов нормативных правовых документов в органах управления и структурных подразделениях Администрации, составляет ежемесячную справку; консультирует сотрудников аппарата Администрации области по форме и порядку составления документов; разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства и документооборота; разрабатывает номенклатуру дел, классификаторы документов; взаимодействует с Комитетом информатизации по совершенствованию программного обеспечения делопроизводства на рабочих местах сотрудников Комитета по общим вопросам; составляет и обновляет телефонный справочник Администрации Томской области, органов власти Томской области; составляет перечни должностей и номеров телефонов руководителей федеральных и местных органов власти; участвует в составлении плана работы Комитета по общим вопросам; оформляет подписку на газеты и журналы после утверждения заявок структурных подразделений Управляющим Делами Администрации области; составляет списки для оформления поздравительных открыток и телеграмм от имени Главы Администрации (Губернатора) области к праздничным датам; оформляет поздравительные телеграммы, открытки руководителям в связи с назначением на должность, юбилейными датами, присуждением правительственных наград по Указам Президента РФ; составляет памятки по применению Инструкции по делопроизводству для сотрудников аппарата Администрации области; подписывает "на бланк" проекты писем, других документов для печатания в машбюро; на основе поданных отчетов от структурных подразделений Администрации составляет сводный отчет по документообороту; соблюдает правила внутреннего трудового распорядка, порядок обращения со служебной информацией; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. На время отсутствия председателя Комитета по общим вопросам и консультанта канцелярии замещает их. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ консультанта (заведующего) канцелярии Консультант(заведующий) канцелярии является государственным служащим, занимающим ведущую государственную должность. На консультанта(заведующего)канцелярии распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности консультант (заведующий) канцелярии руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации, настоящей инструкцией. Обязанности консультанта (заведующего) канцелярии: руководит работой канцелярии, несет персональную ответственность за её результаты и состояние трудовой дисциплины; обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Регламентом Администрации, Инструкцией по делопроизводству в Администрации; составляет план работы канцелярии и квартальный отчет по документообороту, участвует в составлении плана работы Комитета по общим вопросам; организует и обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению; обеспечивает сохранность документов в канцелярии; контролирует правильность оформления документов, переданных на отправку; организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче корреспонденции, внутренней передаче документации аппарата Администрации руководителям и в структурные подразделения Администрации; организует работу по формированию дел в соответствии с номенклатурой дел Администрации, обеспечивает их сохранность и передачу на архивное хранение; оформляет проекты резолюций руководства на поступающую корреспонденцию; оформляет командировочные документы; осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях Администрации; контролирует работу по делопроизводству в структурных подразделениях аппарата Администрации; контролирует своевременный возврат документов в канцелярию исполнителями; ежемесячно представляет справку о прохождении документов председателю Комитета по общим вопросам; принимает оформленные заявки на передачу факсимильных сообщений. соблюдает и контролирует исполнение сотрудниками канцелярии правил внутреннего трудового распорядка, Регламента Администрации, Инструкции по делопроизводству в Администрации области, унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядка обращения со служебной документацией. Не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. Замещает председателя Комитета по общим вопросам, консультанта Комитета по общим вопросам, ведущего специалиста канцелярии на период их отсутствия. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ведущего специалиста канцелярии Ведущий специалист канцелярии является государственным служащим,занимающим старшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности ведущий специалист руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности ведущего специалиста канцелярии: обрабатывает исходящую корреспонденцию; принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию,вскрывает поступающие конверты, за исключением тех, на которых имеется пометка "лично". Проверяет наличие вложений в конвертах; регистрирует поступившую корреспонденцию в информационно-поисковой системе ПК и проставляет на документах штамп с указанием даты поступления входящего номера; обеспечивает сохранность и своевременное представление входящей документации, адресованной на имя Главы Администрации (Губернатора) или в Администрацию области, консультанту канцелярии. Остальная документация передается в соответствии с указанным адресом; получает рассмотренную корреспонденцию руководителями Администрации, вносит в компьютер текст резолюции на документе и направляет её исполнителю, проставляет штамп "подлежит возврату в Администрацию"; передает документы исполнителям; следит за прохождением документов, осуществляет контроль за своевременным возвратом документов; составляет ежемесячную справку об исполнении документов для председателя Комитета по общим вопросам; готовит сведения для включения в отчет по документообороту и передает их консультанту (заведующему) канцелярией; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции; систематизирует и хранит документы текущего архива в соответствии с номенклатурой дел, вносит данные в информационно-поисковую систему; составляет акт по снятию показаний счетчика франкировальной машины; распределяет подписные издания в соответствии с оформленной подпиской; дает консультации о прохождении входящих документов; дает консультации по исходящим документам; несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка и Инструкцию по делопроизводству Администрации области; не допускает разглашения сведений, содержащихся в служебных документах, а также сведений,ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; для эффективного исполнения своих обязанностей должен обладать навыками работы с компьютерной техникой. Ведущий специалист работает под руководством консультанта канцелярии; На период отсутствия консультанта или специалиста I категории канцелярии замещает их. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории канцелярии Специалист I категории канцелярии является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории канцелярии: принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию, вскрывает поступающие конверты, за исключением тех, на которых имеется пометка "лично". Проверяет наличие в конвертах всех вложений; регистрирует поступившую корреспонденцию в информационно-поисковой системе ПК и проставляет на документах штамп с указанием даты поступления и входящего индекса; обеспечивает сохранность и своевременное представление входящей документации, адресованной на имя Главы Администрации (Губернатора) или в Администрацию области, консультанту канцелярии. Остальная документация передается в соответствии с указанным адресом; получает рассмотренную руководителями Администрации корреспонденцию, вносит в компьютер текст резолюции на документе и направляет её исполнителю, проставляет штамп "подлежит возврату в Администрацию"; передает документы исполнителям; осуществляет контроль за прохождением документов; составляет ежемесячную справку об исполнении документов для председателя Комитета по общим вопросам; готовит сведения для включения в отчет по документообороту и передает их консультанту (заведующему) канцелярией; ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции; систематизирует и хранит документы текущего архива в соответствии с номенклатурой дел, делая соответствующую отметку в информационно-поисковой системе ПК; дает консультации о прохождении входящих документов; несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка и Инструкцию по делопроизводству Администрации области; не допускает разглашения сведений, содержащихся в служебных документах, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. Работает под руководством консультанта канцелярии. На период отсутствия ведущего специалиста, специалиста II категории канцелярии замещает их. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста II категории канцелярии Специалист II категории канцелярии является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста II категории канцелярии: принимает и обрабатывает исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись, проверяет наличие вложений), законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию; ведет журнал учета-отправки исходящей корреспонденции; регистрирует входящие телеграммы и факсимильные сообщения в специальном журнале; ведет учет заявок на передачу факсимильных сообщений, сведения передает консультанту канцелярии для составления отчета по документообороту; передает в почтовое отделение или курьеру канцелярии обработанную корреспонденцию; получает и отправляет посылки и почтовые бандероли; несет ответственность за сохранность документов, посылок и почтовых бандеролей, качественное выполнение возложенных на него обязанностей; соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и Инструкцию по делопроизводству в Администрации Томской области; не допускает разглашения сведений, содержащихся в служебных документах, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством консультанта канцелярии; на период отсутствия специалиста II категории (курьера) и специалиста I категории канцелярии замещает их. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста II категории канцелярии (курьера) Специалист II категории канцелярии (курьер) является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста II категории канцелярии (курьера): получает корреспонденцию для доставки адресатам в г.Томске; ведет журналы учета корреспонденции для доставки по городу, по зданию аппарата Администрации области, проектов нормативных правовых актов; по журналам регистрации составляет сведения, передает их консультанту канцелярии для включения их в отчет по документообороту; доставляет корреспонденцию адресатам; обеспечивает сохранность документов; несет ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей; соблюдает правила внутреннего трудового распорядка и Инструкцию по делопроизводству в Администрации Томской области; не допускает разглашения сведений, содержащихся в служебных документах, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством консультанта канцелярии; на период отсутствия специалиста II категории канцелярии замещает его. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного специалиста (заведующего) протокольной группы Главный специалист (заведующий) протокольной группы является государственным служащим, занимающим старшую государственную должность. На главного специалиста (заведующего) протокольной группы распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности главный специалист (заведующий) протокольной группы руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности главного специалиста (заведующего) протокольной группы: руководит работой протокольной группы и несет персональную ответственность за ее результаты, состояние трудовой дисциплины; обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с Регламентом Администрации области и Инструкцией по делопроизводству, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ); обеспечивает своевременное и качественное оформление, размножение, рассылку, учет и хранение нормативных правовых и организационно-распорядительных документов Главы Администрации (Губернатора) области; регистрирует подписанные Главой Администрации (Губернатором) области постановления, Законы Томской области; составляет реестр для рассылки постановлений и Законов Томской области; заполняет регистрационную карточку постановлений в автоматизированной системе делопроизводства по ОРД; организует справочно-информационную работу по документам протокольной группы; ведет классификатор принятых постановлений Главы Администрации (Губернатора) области; выдает, с разрешения председателя Комитета по общим вопросам, копии, выписки и справки по принятым документам; производит считку документов протокольной группы; обеспечивает сохранность документов и несет за это персональную ответственность; составляет квартальный отчет по документообороту; предоставляет возможность ознакомления с документами, с разрешения председателя Комитета по общим вопросам, только в помещении протокольной группы; вынос документов из помещения протокольной группы запрещается; соблюдает и контролирует исполнение сотрудниками протокольной группы установленных правил внутреннего трудового распорядка, Инструкции по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством председателя Комитета по общим вопросам; замещает консультанта Комитета по общим вопросам, специалиста I категории протокольной группы на период их отсутствия. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории протокольной группы Специалист I категории протокольной группы является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист I категории руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории протокольной группы: регистрирует подписанные Главой Администрации распоряжения и ведет их классификатор; заполняет регистрационную карточку распоряжений в автоматизированной системе делопроизводства по ОРД; составляет реестр для рассылки принятых распоряжений; передает в канцелярию для отправки в аппарат Президента РФ, Правительства, структурные подразделения Администрации области, исполнителям и другим заинтересованным лицам копии подписанных Главой Администрации документов; совместно с главным специалистом (заведующим) протокольной группы производит считку материалов, перепечатанных машинописным бюро; готовит сведения для включения в отчет по документообороту и передает их главному специалисту (заведующему) протокольной группы; несет ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под непосредственным руководством главного специалиста (заведующего) протокольной группы; на период отсутствия главного специалиста (заведующего) протокольной группы или специалиста I категории с иными функциональными обязанностями замещает их. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории протокольной группы Специалист I категории протокольной группы является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист I категории руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории протокольной группы: работает на копировально-множительных машинах; обеспечивает своевременное и качественное размножение документов протокольной группы. С разрешения председателя Комитета по общим вопросам принимает для размножения документы от структурных подразделений Администрации области по оформленным заказам; несет персональную ответственность за сохранность принимаемых к размножению документов, использование множительных аппаратов для размножения только вышеуказанных документов, надлежащее оборудование рабочего места; подготавливает и сдает в канцелярию для рассылки документы протокольной группы; ведет учет размноженных документов, сведения передает главному специалисту (заведующему) протокольной группы для включения в отчет по документообороту; выписывает требования и получает бумагу; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; несет ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей; не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под непосредственным руководством главного специалиста (заведующего) протокольной группы; на период отсутствия специалиста I категории с иными функциональными обязанности замещает его. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории (заведующего) машинописного бюро Специалист I категории (заведующий) машинописного бюро является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист I категории (заведующий) машинописного бюро руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории (заведующего) машинописного бюро: осуществляет руководство работой машинописного бюро; принимает материалы для печатания, распределяет их между машинистками; ведет учет заказов на печатание документов, составляет квартальный отчет по документообороту; сдает выполненную работу; обеспечивает контроль за качеством выполнения машинописных работ с учетом правил орфографии и пунктуации и основными положениями ГСДОУ; обеспечивает необходимым для работы материалом машинисток; передает в протокольную группу для считывания тексты нормативных правовых документов в печатном виде; выполняет машинописные работы; обеспечивает сохранность документов, переданных в машбюро, и несет за них персональную ответственность; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством председателя Комитета по общим вопросам. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории (машинистки) Специалист I категории (машинистка) является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист I категории (машинистка) руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории (машинистки): выполняет машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных материалов, воспроизводит записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов); соблюдает при выполнении работы правила орфографии и пунктуации, а также требования стандарта унифицированной системы организационно-распорядительной документации; обеспечивает сохранность документов, переданных в машбюро; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством специалиста I категории (заведующего) машинописного бюро; в период отсутствия специалиста I категории (заведующего) машинописного бюро замещает его. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ консультанта приемной по личным вопросам Консультант приемной по личным вопросам является государственным служащим, занимающим ведущую государственную должность. На консультанта распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности консультант приемной по личным вопросам руководствуется Законом Томской области "Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы местного самоуправления", Положением о Комитете по общим вопросам,Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей Инструкцией. Обязанности консультанта приемной по личным вопросам: Консультант руководит работой приёмной по личным вопросам и несет персональную ответственность за её результаты, состояние трудовой дисциплины сотрудников; обеспечивает прием и учет поступающих в Администрацию письменных и устных обращений граждан. Подготавливает и передает их на рассмотрение руководства Администрации; пересылает через канцелярию исполнителям рассмотренные руководством Администрации обращения граждан; осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением предложений, заявлений и жалоб граждан; ежеквартально делает анализ поступающих обращений, его итоги докладывает председателю Комитета по общим вопросам; вносит предложения по фактам волокиты и бюрократизма при рассмотрении писем, заявлений и жалоб граждан; ежемесячно составляет график приёма граждан в Администрации Томской области; организует прием граждан, обращающихся непосредственно к руководству Администрации области, и осуществляет контроль за исполнением поручений по обращениям граждан; дает консультации по вопросам, входящим в компетенцию приемной; регулярно проводит проверку состояния работы по рассмотрению писем, заявлений и жалоб, а также по организации приема граждан в структурных подразделениях Администрации области; ежеквартально составляет отчет по документообороту; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Порядок работы с обращениями граждан в Администрации Томской области, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; обеспечивает сохранность документов; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. Консультант работает под руководством председателя Комитета по общим вопросам. На период отсутствия специалиста I категории приемной по личным вопросам замещает его. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории приемной по личным вопросам Специалист I категории приемной по личным вопросам является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На специалиста I категории распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист I категории приемной по личным вопросам руководствуется Законом Томской области "Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы местного самоуправления", Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории приемной по личным вопросам: принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию по обращениям граждан; регистрирует поступившую корреспонденцию в информационно-поисковой системе ПК; обеспечивает сохранность и своевременное представление входящей корреспонденции консультанту приемной по личным вопросам; получает рассмотренные руководством Администрации обращения граждан, делает отметки о прохождении, исполнении, снятии с контроля; осуществляет оформление дел; систематизирует и хранит документы текущего архива; осуществляет поиск обращений в архиве (в т.ч. повторных дел); готовит необходимые сведения для включения в отчет по документообороту и передает их консультанту приемной по личным вопросам; несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него служебных обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Порядок работы с обращениями граждан в Администрации, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством консультанта приемной по личным вопросам. На период отсутствия консультанта приемной по личным вопросам замещает его. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории - секретаря приемной Главы Администрации (Губернатора) области Специалист I категории - секретарь приемной Главы Администрации (Губернатора) области является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На него распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией. Обязанности специалиста I категории - секретаря приемной Главы Администрации (Губернатора) области: По поручению Главы Администрации (Губернатора) области: организует его переговоры по городскому и междугородному телефонам; приглашает руководителей структурных подразделений Администрации области, управлений, предприятий и ведомств на совещания к Главе Администрации (Губернатору) области, составляет полные списки приглашенных; докладывает Главе Администрации (Губернатору) области о посетителях, дает консультации посетителям о том, с какими руководящими работниками они могут решить возникшие вопросы, не обращаясь лично к Главе Администрации (Губернатору); ведет справочник домашних телефонов руководителей областных и городских структур управления, предприятий, организаций, своевременно вносит в него изменения; во внерабочее время принимает поступающую в Администрацию корреспонденцию, с последующей передачей ее по назначению, регистрирует исходящие документы; выписывает и ведет учет командировочных удостоверений; следит за заполнением журнала ответственными дежурными в выходные и праздничные дни; дает информацию руководящим работникам по имеющимся в приемной справочникам; выполняет обязанности ответственного дежурного по приему распоряжений о введении степеней готовности и доведению до исполнителей сигналов согласно схеме оповещения и дополнительной инструкции; оповещает дежурных по телефону, накануне их дежурств, в Администрации области в соответствии с графиком, утвержденным Главой Администрации (Губернатором) области; осуществляет контроль за подготовкой и содержанием в образцовом состоянии кабинета и приемной Главы Администрации (Губернатора) области, имеющихся в них средств связи. Принимает через финансово-хозяйственное управление меры по устранению выявленных недостатков; оперативно докладывает Главе Администрации (Губернатору), а в его отсутствие - заместителям Главы Администрации о поступающих в приемную сообщениях, имеющих срочный характер; работает круглосуточно, по сменам, устанавливаемым по согласованию с председателем Комитета по общим вопросам; поддерживает уровень квалификации, необходимый для осуществления своих должностных обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, порядок обращения со служебной информацией, не допускает разглашения сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; специалист I категории - секретарь приемной Главы Администрации (Губернатора) области подчиняется председателю Комитета по общим вопросам. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста I категории - секретаря приемной первого заместителя Главы Администрации области Специалист I категории - секретарь приемной первого заместителя Главы Администрации области является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На секретаря распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности секретарь руководствуется Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, настоящей инструкцией ОБЯЗАННОСТИ специалиста I категории - секретаря приемной первого заместителя Главы Администрации области: выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы первого заместителя Главы Администрации области (далее - Руководитель); получает для Руководителя сведения от работников Администрации; организует телефонные переговоры Руководителя; принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения; осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Руководителем (оповещение участников о времени, месте, повестке дня и т.п.); следит за обеспечением Руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создает условия, способствующие эффективной работе Руководителя; печатает по указанию Руководителя различные материалы; ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя Руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, ведет журнал поступления документов, делая отметки об их прохождении; передает после рассмотрения Руководителем документы в подразделения Администрации или конкретным исполнителям; сдает исполненные документы в канцелярию Администрации; принимает документы на подпись Руководителя; организует прием посетителей, дает им необходимые консультации; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. Секретарь приемной первого заместителя Главы Администрации подчиняется председателю Комитета по общим вопросам. Должностная инструкция секретаря приемной заместителя Главы администрации (Губернатора) Секретарь приемной заместителя Главы администрации (Губернатора) является государственным служащим, занимающим младшую должность. На секретаря распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону "О государственной службе", Закону "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности секретарь руководствуется положением о Комитете по общим вопросам, настоящей Инструкцией, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству и документообороту Администрации области. Обязанности Секретарь: выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы заместителя Главы администрации (далее - руководитель); получает для руководителя сведения от работников Администрации; организует телефонные переговоры руководителя; принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения; осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (оповещение участников о времени, месте, повестке дня и т.п.); следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя; печатает по указанию руководителя различные материалы; ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию, ведет журнал поступления документов, делая отметки их об прохождении; передает после рассмотрения документов руководителем в подразделения Администрации или конкретным исполнителям; сдает исполненные документы в канцелярию Администрации; принимает документы на подпись руководителя; организует прием посетителей, дает им необходимые консультации; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей. Для эффективного исполнения своих обязанностей должен обладать навыками работы с компьютерной техникой. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ консультанта общественной приемной Консультант общественной приемной является государственным служащим, занимающим ведущую государственную должность. На консультанта распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности консультант общественной приемной руководствуется Законом Томской области "Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы местного самоуправления", Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, постановлением Главы Администрации области от 08.05.98 N 169 "Об общественной приемной Томской области", настоящей инструкцией. Обязанности консультанта общественной приемной: организует работу общественной приемной и несет персональную ответственность за результаты работы; обеспечивает прием и учет письменных и устных обращений граждан, дает консультации по вопросам компетенции общественной приемной; пересылает через канцелярию запросы, необходимые для рассмотрения обращений граждан в органы государственной власти и местного самоуправления, на предприятия, в общественные объединения; привлекает к подготовке заключений по обращениям граждан юристов, сотрудников Администрации Томской области, аппарата полномочного представителя Президента РФ; ежемесячно анализирует поступившую в общественную приемную информацию и вносит на рассмотрение Совета общественной приемной назревшие социальные проблемы, факты волокиты и бюрократизма при рассмотрении заявлений и жалоб граждан; составляет ежемесячный график приема граждан руководителями Администрации области и привлекаемыми специалистами; информирует население области о работе общественной приемной в средствах массовой информации; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, порядок обращения со служебной информацией, обеспечивает сохранность документов; консультант общественной приемной работает под руководством Управляющего Делами - заместителя Главы Администрации области и руководителя аппарата полномочного представителя Президента РФ в Томской области. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ специалиста 1 категории общественной приемной Специалист 1 категории общественной приемной является государственным служащим, занимающим младшую государственную должность. На специалиста 1 категории распространяется действие законодательства о труде в части, не противоречащей законодательству о государственной службе, Закону Томской области "О государственной службе в Томской области". В своей служебной деятельности специалист 1 категории общественной приемной руководствуется Законом Томской области "Об обращениях граждан в органы государственной власти и органы местного самоуправления", Положением о Комитете по общим вопросам, Регламентом работы Администрации области, Инструкцией по делопроизводству в Администрации Томской области, постановлением Главы Администрации (Губернатора) Томской области от 08.05.98 N 169 "Об общественной приемной Томской области", настоящей Инструкцией. Обязанности специалиста 1 категории общественной приемной: принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию по обращениям граждан; регистрирует поступившую корреспонденцию; обеспечивает сохранность и своевременное представление входящей корреспонденции консультанту общественной приемной; получает рассмотренные руководством Администрации обращения граждан, делает отметки о прохождении, исполнении, снятии с контроля; осуществляет оформление дел; систематизирует и хранит документы текущего архива; осуществляет поиск обращений в архиве (в т.ч. повторных дел); готовит необходимые сведения для включения в отчет по документообороту и передает их консультанту общественной приемной; несет ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на него служебных обязанностей; соблюдает установленные правила внутреннего трудового распорядка, Порядок работы с обращениями граждан в Администрации, Инструкцию по делопроизводству, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, порядок обращения со служебной информацией; не разглашает сведений, ставших ему известными в связи с исполнением служебных обязанностей; работает под руководством консультанта общественной приемной. На период отсутствия консультанта общественной приемной замещает его. На период отсутствия замещает секретарей первой приемной Главы Администрации (Губернатора) области.